Partilhar Calendário e Tarefas Com o Outlook 2007

8 01 2010

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Uma boa organização da agenda individual e comum e uma gestão de tarefas é certamente meio caminho andado para controlar correctamente um projecto ou uma equipa de pessoas. 

 

Saber a cada momento o que já foi feito, o que falta fazer, o que irá acontecer nos dias seguintes, a quem está delegada determinada tarefa e o progresso de conclusão da mesma, são apenas algumas das vantagens de utilizar a gestão de tarefas e calendário presentes no Outlook. Passa a haver uma melhor e mais eficaz gestão do tempo, e alocação de recursos para determinadas tarefas e eventos. Conseguem-se conjugar num só sitio quer a nossa agenda, quer a agenda dos restantes membros, evitando tarefas ou compromissos esquecidos, ou não efectuados por sobreposição de agendas.

 

Existem várias formas de partilhar itens do Outlook entre vários utilizadores. A primeira e mais utilizada no mundo empresarial é a utilização do Microsoft Exchange, um servidor de comunicações de colaboração. As outras formas de partilhar informações do Outlook implicam a utilização de aplicações de terceiros, normalmente pagas!

 

Com este post é pretendido demonstrar que apenas com o Outlook, é também possível melhorar significativamente, ainda que com um nível mínimo de funcionalidades a colaboração e interacção entre colaboradores de uma empresa ou organização, sem ter que instalar software adicional, comprar software extra ou ter que efectuar  outras configurações.

 

 

Calendário

Ao inserir um item no  calendário, clicando em Convidar Participantes, é possível inserir o endereço de email das pessoas que queremos convidar para o compromisso (hora de inicio/fim definida), ou simplesmente informar de um acontecimento (todo o dia), e desta forma é também criado no calendário do destinatário o mesmo item. É útil para informar os membros de uma equipa onde é que vamos estar, ou o que vai acontecer em determinado dia.

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Os destinatários necessitam de ter o Outlook instalado, e uma conta de email configurada no próprio Outlook (não necessariamente do Hotmail) para receberem e enviarem convites e respostas.

OBS: Também é possível trocar dados com o calendário online do Gmail, ou com aplicações compatíveis.

Este compromisso foi enviado para 2 pessoas.

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Ao fazer enviar, todos os participantes recebem por mail a notificação. O próprio Outlook, trata a mensagem não como um email normal, mas sim como uma espécie de convite, onde é possível aceitar, recusar, ou propor uma nova hora.

Do lado de quem recebe o pedido de reunião, as opções são as seguintes:

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Depois de enviado, é actualizado o status de aceitação dos restantes participantes. Como neste caso ainda ninguém respondeu o status é: “Não foram recebidas respostas relativas a esta reunião”.

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Um participante aceitou! Automaticamente o status foi alterado. É possível desta forma ter um feedback em relação aos pedidos efectuados, que foram aceites ou recusados.

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Depois de guardada e enviado um convite aos participantes, qualquer alteração ou anulação, é enviada novamente aos participantes.

 

 

Detalhes da resposta de cada participante.

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Tarefas

O processo de atribuir tarefas é em tudo semelhante ao processo de convidar participantes para itens do calendário, sendo que aqui o conceito é mais de delegar a tarefa e ir obtendo detalhes à medida que o responsável pela mesma vai actualizando o seu estado!

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Esta é uma mensagem actualizada. A pessoa que tem esta tarefa a cargo, informou que a mesma está 50% concluída. Essa informação foi imediatamente actualizada no nosso Outlook.

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