A Primavera disponibilizou na sua página mais informações sobre as novas regras de comunicação de documentos de transporte. Está disponível um documento em formato PDF, com as questões frequentes, um vídeo que explica o processo de comunicação e a inscrição para um webseminar, de acesso gratuito, que terá lugar na próxima segunda feira, dia 22 de Abril às 11 horas.
Novas Regras de comunicação de Documentos de Transporte
O Decreto-Lei nº 198/2012 de 24 de Agosto veio impor a obrigatoriedade de comunicação da emissão de Documentos de Transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), com entrada em vigor a 1 de maio de 2013, para todos os sujeitos cujo volume de negócios no ano transato tenha sido superior a 100.000€.
Esta comunicação deverá ser realizada antes do início do transporte e é da responsabilidade do emissor do documento de transporte. A legislação considera como documentos de transporte as Faturas, Guias de Remessa, Guias de Transporte; Notas de Devolução e documentos equivalentes (ex. guia de Movimentação de Ativos Próprios e Guias de Consignação).
A comunicação de documentos de transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira poderá ser efetuada pelas seguintes vias:
Em tempo real recorrendo a um WebService;
Através do envio do ficheiro SAF-T (PT)
Diretamente no Portal das Finanças
Através de serviço telefónico no caso de documentos processados manualmente em papel ou de inoperacionalidade do Sistema Informático.
Como comunicar os seus Documentos de Transporte à AT?
A certificação de software e o SAFT são actualmente uma realidade nas organizações portuguesas. Visam combater a fraude e evasão fiscal, garantindo a autenticidade dos documentos de facturação. Uma aplicação certificada, em nenhuma circunstância pode permitir que um documento gravado possa ser alterado, no que respeita aos dados com relevância fiscal. Tal situação levaria à alteração da assinatura digital. A assinatura é gerada no momento em que um documento é gravado na base de dados, recorrendo a um algoritmo de segurança e encriptação assimétrica (RSA), tendo por base uma chave privada do conhecimento exclusivo do produtor de software. Em nenhuma circunstância uma assinatura pode ser alterada.
Num processo de auditoria são mecanismos ao dispor das entidades competentes pois permitem aferir e identificar inconformidades.
Quais os dados necessários para gerar a assinatura dos documentos?
- InvoiceDate (data do documento) - SystemEntryDate (data/hora da gravação do documento) - InvoiceNo (tipo/código do documento, série do documento, nº documento) - GrossTotal (total do documento incluindo impostos) - Hash (hash do documento anterior, o faz com que exista um encadeamento entre todas as assinaturas)
Como é efectuada a validação das assinaturas?
A assinatura é gerada segundo um algoritmo baseado em 2 chaves. A chave privada, que é do conhecimento exclusivo do produtor de software e a chave pública que poderá ser disponibilizada pelo produtor de software. Com base nestas duas chaves, a privada, utilizada quando a assinatura é gerada, juntamente com os dados acima mencionados, e a pública que poderá ser confrontada com a privada, sendo possível verificar a consistência das assinaturas existentes.
Onde é guardada a assinatura dos documentos?
A assinatura é guardada em base de dados, juntamente com os restantes dados da aplicação, e é exportada para o SAFT.
Na impressão de um documento certificado, é obrigatório que seja mostrada parte da assinatura, assim como o numero do certificado atribuído pela AT ao produtor de software. São mostrados as posições 1º, o 11º, o 21º e o 31º da assinatura guardada na base de dados.
Já abordado anteriormente neste artigo, o Analisador SAF-T PT da CentralGest é uma excelente ferramenta de auditoria que permite analisar o ficheiro SAFT. A única limitação da versão gratuita é o facto de limitar em 25000 o numero de registos. Em alternativa, embora com menos funcionalidades, está disponível o Visualizador SAFT-PT desenvolvido pela equipa do Projecto Colibri, com a vantagem de para além de ser gratuito, não ter nenhum limite de registos.
Novas funcionalidades do Analisador SAF-T PT
Disponibilidade de novos campos de informação na Análise de Cubo: IVA,
Valor Tributável e Imposto das linhas de documentos;
Possibilidade de Exportar e Imprimir a Análise de Cubo, respeitando a configuração;
Disponibilidade de novos Filtros de Grelhas, Cubos e Gráficos;
Possibilidade de visualização da Coluna de Saldo;
Possibilidade de visualização e impressão do Resumo de IVA;
Validação de Total Liquido e Valor de Impostos (com Margem de Erro) por Documento;
Validação de Totais de Nº de Documentos, Valor a Débito / Crédito.
Se já tem o Analisador SAF-T PT instalado, este deverá procurar actualizações no arranque da aplicação. Está também disponível na barra principal a funcionalidade LiveUpdate que permite, a pedido, verificar actualizações e mostrar mais detalhes sobre as mesmas.
A AT actualizou a aplicação online de validação do SAFT, disponível neste endereço . Agora, permite a validação de documentos do tipo FS-Factura Simplificada, e está preparada para gerar um comprovativo em PDF.
17 - Há comerciantes que passam fatura com o NIF 999999990. É legal?
Não. Na fatura para o consumidor final deve constar o seu NIF (número de identificação fiscal) se este o exigir, ou não exigindo, esse espaço deve ficar inutilizado, preenchido com tracejado ou “consumidor final” e nunca com o nº 999999990.
A versão 7.5001.1165 disponível a partir de hoje traz consigo melhoramentos no assistente de exportação do SAFT.
Agora, está disponível uma opção que permite validar o ficheiro, mostrado os erros e avisos que visam ajudar o utilizador. Para alguns erros, poderá ser sugerida uma forma automatizada de os ultrapassar, ficando ao critério do utilizador executar ou não a correção proposta para cada erro.
A opção para validar, deverá ser executada antes de exportar o ficheiro. No entanto, se optar por Exportar, sem previamente validar, e se existirem erros, será perguntado ao utilizador se deseja visualizar os detalhes.
Neste exemplo, num dos erros mostrados, é sugerida a alteração da conservatória da empresa, uma vez que contem espaços. Ao carregar em Corrigir a própria aplicação encarrega-se desta alteração.
No contexto da obrigatoriedade do envio do ficheiro SAFT para a AT, o seguinte erro poderá ocorrer ao validar o ficheiro:
Na linha X:cvc-pattern-valid: Value ‘XX’ is not facet-valid with respect to pattern ‘AF|AX|AL|DZ|AS|AD|AO|AI|AQ|AG|AR|AM|AW|AU|AT|AZ|BS|BH|BD|BB|BY|BE|BZ|BJ|BM|BT|
GB|US|UM|UY|UZ|VU|VE|VN|VG|VI|WF|EH|YE|ZM|ZW|Desconhecido|’ for type ‘#AnonType_Country’. Na linha X:cvc-type.3.1.3: The value ‘XX’ of element ‘Country’ is not valid.
Este erro indica que um ou mais clientes têm associado um país que não está de acordo com a norma norma ISO 3166 1 alpha 2, sendo por isso necessária a intervenção do utilizador para corrigir esta configuração.
ISO 3166 1 alpha 2
AF AFGHANISTAN AX ÅLAND ISLANDS AL ALBANIA DZ ALGERIA AS AMERICAN SAMOA AD ANDORRA AO ANGOLA AI ANGUILLA AQ ANTARCTICA AG ANTIGUA AND BARBUDA AR ARGENTINA AM ARMENIA AW ARUBA AU AUSTRALIA AT AUSTRIA AZ AZERBAIJAN BS BAHAMAS BH BAHRAIN BD BANGLADESH BB BARBADOS BY BELARUS
Os erros que originam uma não validação, podem ter 2 tipos de origem. Podem resultar de anomalia na aplicação, e aqui o utilizador poderá ficar dependente do produtor de software, e por outro lado, de informações em falta, ou incorretamente introduzidas, por parte do utilizador.
Ao tentar validar/enviar o SAFT no site e-fatura poderá receber uma das seguintes mensagens:
“O ficheiro seleccionado não está de acordo com o formato exigido.”
“Ficheiro SAF-T (PT) inválido”
Estas mensagens indicam problemas de estrutura tendo em conta a portaria 1192/2009.
A proximidade da data limite para o primeiro envio do ficheiro SAFT leva a que seja crescente a preocupação com o envio de dados de facturação para a AT. Este artigo visa exemplificar todo o procedimento desde gerar ficheiro no Primavera Express, validar, até submeter o mesmo no portal da AT.
Os dados de facturação têm que ser comunicados a partir do dia da sua emissão até́ ao dia 25 do mês seguinte. Os documentos podem ser comunicados em períodos mais curtos, isto é, podem ser enviados vários ficheiros ao longo de cada mês.
Para reduzir a probabilidade de enfrentar problemas neste processo, deverá garantir o seguinte:
Tem a última versão do Primavera Express instalada (menu Ajuda > Procurar actualizações).
Tem o Java instalado e está actualizado.
Está a utilizar um dos navegadores recomendados na página do envio do SAFT. A informação que actualmente está no rodapé especifica o IE 9, Chrome, Firefox 16 e Safari.
Conhece os dados de autenticação no Portal das Finanças (utilizador, igual ao numero de contribuinte e a senha, ou em alternativa poderá efectuar autenticação com o cartão do cidadão).
EXPORTAR
Versão do PE utilizada neste artigo: 07.5001.1144
Nos utilitários do módulo de Vendas, escolha a opção SAF-T (PT) – Exportações. Este assistente permite gerar o ficheiro SAFT simplificado, para cada mês.
Aqui pode visualizar os documentos que vão ser exportados para o ficheiro. Depois de seleccionar as datas pretendidas, carregue em Actualizar. São mostrados todos os documentos a exportar para o SAFT. Carregue posteriormente em Processar, para que seja mostrada a janela de exportação.
Para descarregar a actualização deverá carregar na opção “Procurar actualizações” no menu Ajuda. Aguarde até que seja mostrada uma janela a informar que uma versão mais recente foi encontrada e descarregue-a para o computador.
Deverá efectuar uma cópia de segurança das bases de dados e dos mapas, antes de avançar para o processo de actualização (ler nota no fim do artigo).
Se a versão que possui instalada é anterior à 07.5001.1134, após actualizar deverá ler este artigo, onde são descritas as alterações mais significativas no que diz respeito às alterações implementadas na aplicação.
Se ainda não tem instalado o Primavera Express poderá descarregar aqui.
Anomaly: 576285 Fixed in Version: 7.5001.1135 Solved in date: 01/03/2013 Problem description Elemento "HashControl" do Saft mal gerado quando a empresa não esteve sujeita a certificação How to reproduce 1. Numa empresa não sujeita a certificação em 2011 2. Gerar o ficheiros SAFT para 2011 com os documentos de logística 3. Validar o ficheiro Observed behaviour Dá o seguinte erro de validação: " Na linha 4:cvc-minLength-valid: Value ” with length = ’0′ is not facet-valid with respect to minLength ’1′ for type ‘SAFPTtextTypeMandatoryMax40Car’. Na linha 4:cvc-type.3.1.3: The value ” of element ‘HashControl’ is not valid." Expected behaviour O Elemento "HashControl" deverá ser colocado a 0 quando o documento não está certificado
O ministério das Finanças garantiu hoje que o cumprimento do novo regime de facturação electrónica não terá excepções, apesar de muitas empresas se queixarem de atrasos na entrega de equipamentos e ‘software’ necessários.
Segundo fonte do ministério, a reforma do regime de facturação entra em vigor a 1 de Janeiro “sem excepções”, sendo que a fiscalização será feita por equipas especiais da Autoridade Tributária (AT) logo no início do 2013.
“A partir de 1 de Janeiro de 2013, as empresas estão obrigadas a transmitir electronicamente os elementos relevantes das facturas. A lei será aplicada sem excepções a partir da sua entrada em vigor e a fiscalização do seu cumprimento será garantida por equipas especiais da AT desde o início do ano”, esclareceu o ministério das Finanças em resposta à agência Lusa.
Os comerciantes de sectores como a restauração e hotelaria queixaram-se hoje das dificuldades que estão a ter em actualizar ou modificar os seus sistemas de pagamento em tempo útil, para que, a 1 de Janeiro, possam cumprir as novas regras, que obrigam à emissão de facturas por cada compra efectuada.
A versão 07.5001.1134 disponibilizada hoje, vem dar resposta às alterações fiscais que entram em vigor em 2013.
Para descarregar a actualização deverá carregar na opção “Procurar actualizações” no menu Ajuda. Aguarde até que seja mostrada uma janela a informar que uma versão mais recente foi encontrada e descarregue-a para o computador.
Deverá efectuar uma cópia de segurança das bases de dados e dos mapas, antes de avançar para o processo de actualização (ler nota no fim do artigo).
Se ainda não tem instalado o Primavera Express poderá descarregar aqui.
Depois de actualizar, a primeira vez que executar o Primavera ou o Administrador será mostrado o Setup and Go que será responsável por actualizar a base de dados.
Este artigo pretende reunir num só local informação diversa, recolhida de vários sites, relativa às alterações que vão ter lugar em 2013, nomeadamente ao nível da certificação de software, SAFT, envio de dados de facturação para a AT, entre outros.
Comunicação das Guias de Transporte antes do início do transporte: De acordo com o Decreto-lei nº 198/2012 de 24 de agosto, esta obrigação é imposta a todos os sujeitos passivos que no período de tributação anterior, para efeitos dos impostos sobre o rendimento, tenham um volume de negócios superior a 100.000€. Esta comunicação pode ser efetuada por uma das seguintes formas: - Por transmissão eletrónica de dados para a AT, via WebServices ou via SAFT-T-PT; - Através de serviço telefónico, com indicação dos elementos essenciais do documento emitido, com inserção no Portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte (para os casos de processamento em papel ou inoperacionalidade do Sistema informático da comunicação); - Através de emissão direta no Portal das Finanças.
Adoção da nova estrutura do ficheiro SAFT-T-PT: O Decreto-lei 197/2012 introduziu alterações ao código do IVA, nomeadamente a substituição de talões de venda por Faturas Simplificadas. Por outro lado, o Decreto-lei 198/2012 passou a definir a forma da comunicação de documentos à AT. Os referidos diplomas alteram as regras de emissão de documentos e criam novas obrigações, implicando, por isso, a adaptação da estrutura do ficheiro SAFT, bem como a necessidade de exportação de novos dados, regulamentados pela Portaria 382/2012. A adoção desta nova estrutura de dados abrange: - O ficheiro SAFT total, a apresentar quando solicitado pela AT; - O SAFT resumido para comunicação mensal de documentos de faturação; - O SAFT resumido para comunicação prévia de documentos de transporte.
O que é o SAF-T(PT)? SAF-T(PT) (Standard Audit File for Tax Purposes) é um ficheiro que contém dados contabilísticos fiáveis que se podem exportar de um sistema contabilístico original por um período de tempo específico, e que se lê facilmente em virtude da sua estandardização de layout e formato, que pode ser usado pelos funcionários das autoridades tributárias, com o fim de verificar o cumprimento.
Uma nova estrutura deste ficheiro entra em vigor a partir do dia 1 de Maio de 2013. A estrutura antiga deixa de ser aceite pela AT.
A Portaria n.º 382/2012, indica o seguinte:
"O ficheiro SAF-T(PT) deve ser gerado em formato normalizado, na linguagem XML, respeitando não só o esquema de validação «SAF-T_PT.xsd» que está disponível no endereço http://www.portaldasfinancas.gov.pt, como também o conteúdo especificado na presente portaria."
Assim conclui-se que, todos os clientes que estejam obrigados a: . Comunicar faturas mensalmente (Decreto-Lei n.º 198); . Comunicar documentos de transporte antes do início do transporte (Decreto-Lei n.º 198); . Possuir o ficheiro SAFT (Portaria n.321-A/2007);
São obrigados a fazê-lo com base na nova estrutura do SAF-T(PT), ou seja, na nova estrutura que entra em vigor a partir de 1 de Maio, de acordo com a Portaria n.º 382/2012 de 23 de Novembro.
E o que há de novo no SAFT? Esta nova estrutura possui tabelas novas com toda a informação necessária para que seja possível efetuar a comunicação dos documentos de transporte, assim passam a existir as seguintes tabelas: 4.2 – Documentos de movimentação de mercadorias; 4.3 – Documentos de conferência e de entrega de mercadorias; Para além disso houve alterações às tabelas já existentes, foram criados novos campos de preenchimento obrigatório em algumas tabelas. Tudo isto implica uma nova versão do ficheiro SAFT, um novo XML, um novo XSD, a validar com o que se encontra disponível no Portal das Finanças.
Os 5 novos documentos de transporte afetam empresas que, no ano anterior, tenham faturado mais de 100 mil euros e, obriga a que todos os documentos de transporte tenham de ser comunicados previamente à Autoridade Tributária por via electrónica (WebServices) ou telefónica.
Os documentos são:
GT – Guias de transporte – Deve acompanhar o transportador, já que é o documento que permite fazer prova da legitimidade que tem para transportar os bens em causa; GR – Guias de remessa – É o documento de entrega dos bens a fornecer; GA – Guia de movimentação de ativos próprios – Documento a ser usado quando não haja transação comercial envolvida; GC – Guia de consignação – Deve acompanhar a mercadoria transportada, mas ainda não vendida. GD – Guia ou nota de devolução efetuada pelo cliente – Substitui a GR quando houver lugar a devolução de mercadorias previamente transacionadas entre os mesmos agentes comerciais.
A equipa do Projecto Colibri disponibilizou uma actualização do Visualizador SAFT que agora se encontra na versão 2.0 e está de acordo com a versão actual do SAFT 1.01. Esta aplicação é compatível com Windows, MAC e Linux, e é gratuita.
Embora algo limitado em termos de funcionalidades, quando comparado com o Analisador SAFT da CentralGest, o Visualizador SAFT da Colibri tem a vantagem de não ter nenhum limite de registos e de ser multiplataforma.
No âmbito das obrigações declarativas, publicadas no Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de agosto, que entram em vigor dia 1 de janeiro de 2013, ficou claro recentemente que a submissão do ficheiro SAFT (PT) tal como ele existe é admissível para upload no Portal das Finanças.
A PRIMAVERA informa que não irá introduzir qualquer alteração na estrutura do ficheiro SAFT (PT), no âmbito do Decreto-Lei atrás referido, uma vez que o ficheiro gerado pelo EXPRESS (v7) cumpre com os requisitos necessários para cumprimento da obrigação de comunicação de faturas à AT (Autoridade Tributária e Aduaneira).
A Primavera publicou no passado dia 29 de Novembro no seu canal do YouTube um vídeo onde aborda a nova legislação que obriga à comunicação de faturas e documentos de transporte à Autoridade Tributária entre outras alterações com impacto directo nas aplicações de processamento de facturação, que vão entrar em vigor em 2013.
Recentemente a Primavera colocou a seguinte nota na página do Primavera Express:
NOVAS REGRAS AT EM 2013
A PRIMAVERA irá disponibilizar brevemente uma atualização que dará resposta ao Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de Agosto, referente às novas regras associadas à comunicação da emissão de faturas e de documentos de transporte à AT.
Novas regras de facturação electrónica entram em vigor em 2013. Mas a Autoridade Tributária (AT) lança período experimental.
As empresas vão ter um período experimental, a partir do próximo dia 20 de Novembro, para comunicarem por via electrónica, em tempo real, os elementos constantes das facturas que emitem. É o tiro de partida para as novas regras de facturação electrónica que entram em vigor, a partir de 2013, e que prevêem a obrigação de todos os agentes económicos emitirem factura, mesmo que esta não seja solicitada pelo consumidor, deixando de ser permitida a emissão de vendas a dinheiro e talões de venda.
Esta obrigação, constante no diploma publicado em Agosto referente à facturação electrónica e ao benefício fiscal no IRS a quem pedir facturas (5% do IVA pago com limite de 250 euros), entra em vigor no início do próximo ano, devendo a primeira comunicação ocorrer até ao dia 8 de Fevereiro de 2013 – dado que a lei fixou que os comerciantes e prestadores de serviços devem comunicar à Autoridade Tributária (AT) facturas que passaram no mês anterior até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão da factura, o que deverá ser feito por transmissão de dados em tempo real. No entanto, já na próxima terça-feira a possibilidade de transmissão electrónica (via webservice) estará disponível em período experimental.
No contexto da futura obrigatoriedade de comunicação de facturas à AT, foi recentemente disponibilizado um documento com as especificações técnicas relativas à comunicação de dados em tempo real através de webservice.
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