Primavera Express – Enviar Documentos Por Email

 

É possível, no Primavera Express, configurar o sistema, de forma a que ao gravar um documento, como uma Factura por exemplo, ele seja imediatamente enviado por email em PDF, para o endereço de email do cliente. Tudo isto pode ser feito quase sem intervenção do utilizador, de uma forma totalmente automatizada.

 

Uma das vantagens de utilizar esta funcionalidade é permitir que o cliente receba via email, um documento que via correio levará certamente muito mais tempo a ser entregue, possibilitando desta forma a sua conferencia e possibilidade de liquidação num menor espaço de tempo. Embora o ficheiro possa ser guardado em formato digital, este não tem valor para efeitos fiscais, visto não estar assinada digitalmente (ver nota no final). Assim sendo o envio de documentos financeiros por email, não dispensa o seu envio em papel.

 

Desta forma uma empresa pode melhorar a comunicação com os seus clientes, colaboradores e entidades externas, transparecendo desta forma ser tecnologicamente evoluída.

 

Como fazer?

Esta parametrização terá que ser feita quer no Administrador quer no próprio Primavera Express.

 

Primeiramente é necessário configurar a conta de email a ser utilizada. Para o efeito terá que, no Primavera Express, ir ao menu Sistema > Preferências > Sistema. Aqui, terá que ir às Preferências do Email.

 

Terá de preencher todos os campos necessários ao envio de email. Em caso de dúvida contacte o fornecedor de serviços de email. No caso do GMAIL, por exemplo, o servidor SMTP (envio de email) é “smtp.gmail.com”, e requer autenticação de envio. Por fim coloque o seu email. Na parte da Exportação/Anexos, terá que alterar o formato de envio dos documentos para PDF, embora permita outros formatos, como Word e Excel.

 

Depois de configurada esta parte, teremos que alterar a ficha de todos os documentos que pretendemos que sejam enviados por email. Vou dar o exemplo do documento FA (Factura). Em Tabelas > Documentos > Vendas, escreva FA no código do documento, ou vá a Listas e posteriormente escolha o documento Factura.

 

 

Aqui terá que activar as seguintes opções: “Envia o documento por Email”; “Confirma envio”, para poder cancelar o envio nos casos que não o pretenda fazer, e “Visualiza”, que permite editar o email, antes de ser enviado, para, por exemplo, colocar alguma observação ou alterar o assunto do mesmo.

 

Nos endereços, poderá optar por um endereço fixo, que terá que definir agora. Neste caso, independentemente de quem seja o cliente, o email será sempre enviado sempre para o mesmo endereço, por exemplo, para o responsável pelas vendas ou pela contabilidade. Caso opte pelo “Tipo de Contacto”, o endereço para onde ira ser enviado o email é retirado da ficha do cliente, podendo aqui ser escolhido um tipo de contacto. Os campos “CC” ”BCC”, podem também ser preenchidos. O “CC” (com conhecimento), permite enviar a mesma mensagem para duas ou mais pessoas, tendo todas elas conhecimento dos restantes destinatários. O “BCC” não permite que os destinatários saibam se existiram ou não outros destinatários.

 

O passo seguinte, é inserir os contactos na ficha de cada cliente. Estes podem ser divididos por departamento. Além do nome e do email poderá preencher outra informação que poderá ser útil.

 

 

Estes são os passos necessários para configurar o envio de documentos de venda por email. No entanto é possível enviar outro tipo de informação, como relatórios de vendas, financeiros, documentos de stock, entre outras informações. Neste caso teremos de fazer a configuração no Administrador. Depois de seleccionar a empresa, clicar em “Parâmetros da Empresa”.

 

 

Aqui, depois de seleccionar a pasta Gerais e escolher “Internet” tem acesso a definir os endereços para envio de dados de exploração de vendas, exploração de contas correntes e stocks.

 

Como estes documentos, a maior parte, não vão estar relacionados com clientes, o aconselhado é escolher um contacto fixo, neste caso relacionado com alguém da empresa que tenha necessidade de receber este tipo de informações.

 

 

Vejamos o resultado final:

Ao imprimir ou gravar um documento de venda, neste caso uma factura irá aparecer uma mensagem a perguntar se o queremos enviar por email.

 

 

Ao clicar em sim, irá aparecer outra mensagem ”Export Options” a perguntar se desejamos exportar todas as páginas (All). Nessa janela carregue em OK.

 

 

O resultado é o seguinte:

 

 

Como podemos verificar, os campos “Para” e o campo das observações foram preenchidos de acordo com as configurações que estão quer na ficha do cliente, em contactos, quer na ficha do documento FA (Factura). Qualquer destes campos pode ser alterado no momento, antes de enviar. Pode ainda acrescentar manualmente outros destinatários desde envio. O documento que será enviado em anexo encontra-se automaticamente seleccionado.

 

Ao fazer “Enviar”, terá de esperar alguns segundos até a operação estar concluída.

 

No menu Exploração, existe também muita outra informação que pode ser enviada directamente por email. Por exemplo em Exploração > Vendas > Resumos, depois de fazer actualizar, para aparecerem os valores, poderá, com o botão de contexto (botão direito do rato) aceder a algumas opções extra, como enviar por email a informação que está presente. Este menu de contexto está presente em muitas outras grelhas. Noutros casos, como nos documentos de stock, existe na barra de tarefas um botão próprio para enviar o documento por email.

 

 

Aqui, aparecerá a  janela de envio, porem com os dados que foram configurados no Administrador. Neste caso, o documento é gerado em HTML, em vez de PDF.

 

 

 

Nota:

Em relação ao numero de vias que é enviado por email, poderá configurar a aplicação de duas formas. Enviar o numero de vias definido no documento que está a ser gravado, ou utilizar sempre, independentemente do tipo de documento, um numero fixo.

Esta configuração poderá ser efectuada em Sistema > Preferências > Comercial.

Quer numa opção quer noutra, se o numero de vias for superior a 1, a janela “Page Range” irá aparecer por cada via. No email a enviar, será anexado um ficheiro por cada via.

 

 

Embora este post se refira apenas à versão Express, também se pode aplicar ás versões 6 e 7 do ERP Primavera, no entanto o interface ou a localização das opções pode ser ligeiramente diferente.

 

 

Nota: Não confundir o facto de enviar por email um documento financeiro, factura por exemplo, com uma factura electrónica. A facturação electrónica tem o mesmo valor que uma factura em papel, desde que estejam presentes todas as condições exigidas na legislação de modo a garantir a integridade e autenticidade da origem e do seu conteúdo. Mais informação aqui.

 

 

 

Primavera Express: http://www.primaverabss.com/pt/PortalRender.aspx?PageID={906727d5-b773-491d-b5e6-5d089089d110}

Ajuda GMAIL: http://mail.google.com/support/bin/static.py?page=faq.html&hl=pt