Primavera Express – Mail Merge

5 09 2009

05-09-2009 21-43-31 Grande parte do sucesso de uma empresa passa por comunicar eficazmente e pró-activamente com os seus clientes. Isso revela que existe uma preocupação nesse sentido e obviamente passa uma imagem positiva.

 

Existem para tal diversos meios e processos que permitem essa comunicação. O Mail Merge é uma grande ajuda que permite, a partir de um template, como um documento do Word, adicionar dados de outras fontes, como bases de dados. Com o Mail Merge é possível criar documentos personalizados com texto fixo e variável. Imagine o tempo que despenderia a criar um documento em Word, como por exemplo uma carta de boas festas para 1000 clientes, alterando no Word o endereço postal de cada um? Muito tempo certamente. E se fosse possível também personalizar a mensagem, colocando o nome de cada cliente?

 

Embora seja possível fazer Mail Merge directamente pelo Word, onde tem acesso a todas as tabelas na base de dados, tendo por isso muito mais informação que poderá colocar no Word, o Primavera tem um assistente muito simples para o ajudar neste processo.

 


Como Fazer?

Neste exemplo vamos enviar aos nossos clientes por exemplo, um documento com os dados da ficha de cada um para que eles confirmem esses mesmos dados.

 

 

No Primavera, em qualquer tabela podemos aceder ao Mail Merge ou no menu ou clicando com o botão direito em qualquer linha da tabela.

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Um assistente vai guiar-nos neste processo. Primeiro é necessário criar um modelo. Para isso escolhemos a segunda opção do assistente.1002

 

 

 

Criar um novo documento…

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Uma vez terminado o assistente, será agora aberto um documento do Word, com a barra de menu do Mail Merge activada.

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Para inserir os campos da base de dados no Word, temos que activar o respectivo botão. Agora é só seleccionar e inserir o texto variável, ou seja os campos que queremos que sejam diferentes de documento para documento.

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Inserir o texto estático. Os campos a cinzento com o símbolo “«»” são os campos dinâmicos. Tal como o restante texto, estes campos podem ser formatados, alterando o tipo de letra, tamanho, etc…

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Agora que temos o modelo devidamente configurado, guardamos este ficheiro do Word.

 

 

 

De volta ao Primavera, novamente na tabela de clientes, podemos fazer Mail Merge para todos os clientes, ou apenas para alguns, clicando na tecla Control (Ctrl) à medida que escolhemos os clientes. No final clicar com o botão direito em qualquer uma das linhas seleccionadas e carregar em Mail Merge.

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É de novo iniciado o assistente que vimos alguns passos atás

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Escolhemos a primeira opção. Como vimos acima, a segunda serve para criar ou editar um novo modelo.

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Escolhemos agora o ficheiro que gravamos previamente. Podemos ter vários modelos, cada um para um propósito diferente, como por exemplo, desejar boas festas aos clientes, anunciar novos produtos ou serviços, etc.

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Imprimir documento…1013

 

 

 

Finalizar o assistente. Será agora aberto o Word, e seguidamente o assistente de impressão.

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O resultado final pode ser consultado neste PDF.

 

Nota: Para esta demonstração foi utilizado o Word 2003. Não foi testado o Word 2007, daí não garantir que também funcione nessa versão.


Ações

Information

One response

29 09 2009
Zuni

Bom tutorial, e funciona com o Word 2007.

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