Dotument– Document management system

3 11 2010

 

imageComecei já à algum tempo atrás em busca de uma aplicação para Windows, que me permitisse digitalizar directamente para uma Base de Dados, todos os documentos em papel. O objectivo para além de centralizar, é poder ter uma cópia de segurança em formato digital, dos documentos físicos, podendo aceder aos mesmos de uma forma mais rápida, instantânea, e organizada.

 

Ao contrário de digitalizar documento a documento, e colocar numa pasta normal do Windows, ter uma Base de Dados aumenta a segurança, o transporte dos dados, e permite anexar a cada documento uma série de informações, como etiquetas (tags), datas, categorias, etc.

 

Algumas das funcionalidades que procuro são:

  • Possibilidade de digitalizar documentos, ou fazer importação de ficheiros já existentes
  • Documentos guardados numa Base de Dados e não no Disco
  • Agrupar documentos por categoria, ex: facturas, certificados, seguros, etc
  • Possibilidade de anexar informações a cada documento: data, etiquetas, comentários, categorias, etc
  • Segurança dos dados, quer no acesso ao programa, quer na encriptação da Base de Dados
  • Preço acessível, bom suporte ao cliente e actualizações do produto
  • Interface moderno e agradável

 

Durante a procura da aplicação ideal para as minhas necessidades, e depois de testar ou ler documentação sobre várias aplicações, deparei-me com o facto de a maior parte do que existe ser direcionado para empresas, e portanto demasiado complexo, com funcionalidades avançadas, e com custos muito elevados.

 

De entre as aplicações direccionadas para uso pessoal, ou para pequenas empresas, que testei, sobressaíram as aplicações:

 

 

Infelizmente nenhum dos 3 faz ainda tudo aquilo que idealizava, tento no entanto o Dotument sobressaído pela sua simplicidade de utilização e pelo facto de poder, como opção, ter o SQL Server como motor de Base de Dados. A instalação é fácil e sem complicações. Por defeito, o Dotument utiliza uma base de dados integrada, podendo o utilizador mais tarde ligar a aplicação a um servidor de dados SQL SERVER, já existente.

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Esta é a janela de importação de documentos para a Base de Dados. A importação pode ser feita a partir de documentos já existentes no computador, ou utilizando o scanner. Podemos introduzir diversa informação relativamente ao documento que estamos a importar.

image

 

 

 

O Dotument permite criar novas bases de dados. O utilizador escolhe o tipo e a sua localização. Posteriormente, é mostrada uma opção para escolher qual a BD com que queremos trabalhar.

image

A cópia e restauro da BD é outra das opções disponíveis na aplicação.

 

 

Ainda que possa ser melhorado, o Dotument é para já uma boa opção para quem deseja digitalizar e importar para uma Base de Dados os seus documentos mais importantes.

Algumas das funcionalidades que podem ser implementadas são a possibilidade de fazer previsualização dos documentos, dentro da aplicação, a possibilidade de encriptar a base de dados e limitar o acesso ao programa com password, e ter funcionalidades de OCR.

 

 

Links de Interesse:

http://www.e-manuel.net/en/index.php?option=com_content&view=article&id=52&Itemid=53

http://document-management-software-review.toptenreviews.com/index.html


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