Segurança nos documentos em papel

27 06 2011

 

Artigo bastante interessante que encontrei na internet, sobre segurança nos documentos em papel. É um pouco extenso, mas vale a pena ler para saber quais os métodos existentes que permitem prevenir fraudes e falsificações de documentos. 

 

Invoice Fraud or Genuine Invoice?, me and the sysop:Creative Commons

 

Segurança de documentos – Um problema que pode ser demasiado caro para ser negligenciado:

 

Tente imaginar este pequeno cenário: Certo dia, alguém pertencente a uma empresa sua cliente decide fazer uma pequena fraude e falsifica – ou encarrega alguém de falsificar – ou duplica uma factura de valor significativo que a sua empresa emitiu e coloca-a na contabilidade, cometendo uma fraude contra uma série de entidades.
Num processo normal de fiscalização de uma das empresas, esse documento é incluído numa lista de cruzamentos e descobre-se que não existe na empresa emitente. Claro que será fácil adivinhar que está em apuros. O visado afirma eloquentemente que ‘esse documento só pode ser falso’. Mas, verificando o tal documento, depara-se com dois cenários possíveis: ou verifica que se trata de uma imitação muito boa e consegue demonstrá-lo ou que é mesmo tão boa que nem mesmo ele a consegue distinguir. Neste caso está mesmo em apuros… Fantasia? Pense bem… Será? Se não conhecer o problema, nem sequer sabe que corre esse risco. Se tentar perceber como isso pode acontecer, então poderá desenhar você mesmo um seguro e uma apólice que cubra o máximo destes riscos, para poder dormir mais descansado sobre esse assunto.

 

O problema começa no descurar do tipo de papel usado na emissão dos documentos. Com as tecnologias actuais, é muito fácil elaborar um documento monocromático ou a cores, inclusivamente com logotipo da empresa, em simples papel A4 branco… Agora, imagine que um desses documentos tem um valor suficientemente elevado que o torna apetecível de ser falsificado em benefício de alguém e, simplesmente, faz uma cópia digital com o mesmo tipo de tecnologia usada na sua empresa (jacto de tinta ou toner). Mesmo no caso das notas de Euro, um representante destes equipamentos pode demonstrar-lhe o poder e a fidelidade dos mesmos, efectuando uma cópia passível de o deixar na dúvida.

Pequenos criminosos já se estrearam a enganar alguns incautos com uma simples nota digitalizada num qualquer scanner e impressa em papel de qualidade… Mas para quê ter tanto trabalho e correr o risco de ser descoberto se, falsificando uma factura da sua empresa ele consegue valores mais elevados, ludibriando apenas o fisco com o IVA que vai recuperar e com o IRC que deixa de pagar? Ou, se for um funcionário com confiança para tal, pode inclusivamente vigarizar a própria empresa onde trabalha, desviando a totalidade do valor do documento da tesouraria. A probabilidade de ser apanhado é muito mais baixa.

 

Tal como as entidades monetárias, cada empresa tem que se proteger colocando marcas ou sinais nos seus documentos que os identifiquem como únicos, dissuadindo qualquer falsificação ou, caso esta ocorra, que possibilitem defender-se, provando que esta não é da sua responsabilidade.
O mais simples sistema de protecção para quem utiliza papel branco, consiste em assinar todos os documentos com tinta de cor. Como extra, pode imprimir-se nesse documento o logotipo da empresa e, se possível, um logotipo ou imagem da empresa ou produto como ‘marca de água’ e outros números ou sinais, aparentemente sem significado, mas que possam originar uma ‘prova dos nove’  ao documento. Estes não devem ser divulgados a ninguém, mesmo internamente (por exemplo, determinados números em código de barras com tamanhos muito pequenos), dificultando a vida a quem vai digitalizar ou copiar esse documento.

 

Um pequeno custo extra: usar papel personalizado e de cor próxima do branco, mas não branca. Assim, se alguém tentar falsificá-lo, terá que obter papel com a mesma tonalidade de cor, digitalizar o original, ter a trabalheira de remover a assinatura, o fundo produzido pelo papel de cor, imprimi-lo e imitar a assinatura. Aqui, surgem mais dificuldades: as tintas das assinaturas poderão não ser iguais, as da tecnologia offset usada na gráfica, de certeza que não são iguais às da sua impressora de jacto de tinta, ou ao toner da laser, sendo diferenciáveis por meio de uma simples lente de aumento. Mesmo sendo muito dissuasor, pode ser possível, se o valor do documento o justificar. Se emitir documentos de valores elevados, lembre-se por que é que as autoridades monetárias usam papel especial com marcas de água e fillets de segurança. Não necessitando de entrar no exagero de fillets de segurança (pelo seu custo), as empresas podem optar pelo recurso ao papel com marca de água, que proporciona um nível de segurança suficientemente elevado. Problema resolvido! Estará?

 

Existe ainda o maior risco de todos… o factor humano! Imagine tão fácil que seria pedir a um(a) funcionário(a) para lhe dar algumas folhas de papel não impressos da empresa, a título de amostra, ou repetir a impressão de um documento, com o argumento de ‘coitadinho de mim, perdi o original e o meu patrão mata-me’ e, na sua simples boa-fé, este reimprime-o e assina-o sem ninguém saber e, afinal, a tecnologia avançada foi deitada para trás das costas em função de uma técnica milenar: o típico choradinho. Para cobrir melhor este risco, elabore um procedimento interno e faça-o chegar às pessoas envolvidas na produção desses documentos, informe-as que não permitam dar amostras a ninguém – sob que pretexto for – e sobre o que fazer quando alguém solicita uma segunda via de um documento.

 

Se o seu software permitir essa parametrização, faça com que, algures no documento esteja assinalada – com letra de fonte muito reduzida – a data / hora de impressão do documento e o nome do funcionário, para além de, sempre que um documento seja reimpresso fique estampada a menção ‘2ª VIA’ . Se o software o permitir, esta regra deverá ter uma excepção que permita remover essa menção, possibilitando a determinado utilizador reimprimir um documento, quando tenha ocorrido algo de errado com a impressão do documento original.

 

E assim, já fica tudo resolvido? Nem pensar! O que vai fazer se a pessoa que elabora documentos é vulnerável a um simples jantar à luz de velas ou a uma boa noite de farra? É necessário ter isso em consideração na selecção das pessoas que trabalham na empresa… Mas aqui, a fonte do problema já deriva dos recursos humanos, onde a objectividade vai por água abaixo, abrindo campo para que a famosa lei de Murphy volte a atacar: “se tiver que acontecer, um dia acontecerá”. Resta-nos a consolação da consciência tranquila por terem sido fechadas o maior número de portas para evitar que isso aconteça…

 

[1] Por exemplo: um número qualquer ao qual se adiciona ou subtrai o total do documento mais o número de cliente, a raiz quadrada do número de contribuinte do cliente adicionado do total bruto, etc…

 

 

Autor: Feliz Grangeiro – Administrador da T.I. Tecnologia Informática, S.A. Junho 2003

Fonte: ArtSoft.pt


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One response

1 07 2011
Paulo Brinca

Boa tarde, desculpe o off-topic, mas necessitava mesmo de dois ficheiros para alterar os mapas do Primavera Express no Crystal Reports.

u25STORE.DLL
u25TOTAL.DLL

se possível, pedia a alguém que me enviasse os ficheiros para: begreat17@hotmail.com

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