Os 20 erros mais comuns numa implementação de ERP

13 12 2012

Um excelente artigo acerca da implementação de um ERP.

Fonte: PHC

Este tópico é global. Primeiro porque pode interessar aos leitores que já implementaram um ERP, aos que vão fazê-lo, e até mesmo aos que estão apenas a ponderar essa hipótese.

Mas mais do que isso, é um tópico global porque as suas informações – uma palavra politicamente correcta para ‘erros’ – podem ser extrapoladas para fora do âmbito dos ERP e para outros assuntos, sejam eles empresariais ou não.

Mas falando especificamente das implementações de ERP, e dos projectos que infelizmente se viram destinados ao fracasso, há uma pergunta que nem sempre é fácil de responder: Quais foram as razões para o insucesso?

Terá sido a comunicação? Os dados? A documentação? Uma combinação de todos os anteriores? É que as razões podem ser de várias ordens e dependem muito da empresa, do ERP e da implementação em questão.

ERP_Software

 

Por outro lado, é bem mais fácil encontrar uma lista de erros cometidos. Porque aí não nos preocupa encontrar a razão, ou seja, o erro ou erros decisivos que originaram a falha – queremos sim enumerar todas as imprecisões, mesmo que se conclua que não tiveram interferência no resultado final Estes erros também são globais. A sua percentagem, até mesmo nas implementações que correm muito bem, é surpreendente.

Com isto não queremos dizer que esperamos a erradicação total dos erros. Errar é humano, e um processo tão complexo como a instalação de um ERP não pode ser perfeito. Além do mais, já o dissemos, apesar destas imprecisões é possível que o projecto corra sobre rodas. Agora, achamos que vai concordar com a nossa noção de que é preferível conhecê-los de antemão, para os tentar eliminar logo à partida. Não vai querer jogar com a sorte.
Sendo assim, quais são então os 20 erros mais comuns que se cometem numa implementação de ERP?

“Nada se obtém sem esforço, tudo se pode conseguir com ele.” Ralph Emerson
1. Achar que a implementação do ERP é rápida, sem esforço e sem grande necessidade de recursos.
É uma expectativa totalmente Irrealista. Infelizmente, também muito comum.

“O conhecimento é em si mesmo um poder.” Francis Bacon
2. Não dar formação e treino sobre o novo ERP, as suas funcionalidades e a sua integração/alteração na empresa.
Se não deixar bem definidos os novos processos, os colaboradores vão ter de os aprender a prazo.

“Quem não pode o que quer, queira o que pode.” Leonardo da Vinci
3. Não saber bem o que se quer, fazer uma má customização e/ou escolha de funcionalidades pouco interessantes.
Leva a uma discrepância entre as reais necessidades da empresa e a aplicação implementada.

“Nada é mais difícil, e por isso mais precioso, do que ser capaz de decidir.” Napoleão Bonaparte
4. Tomar decisões sem consultar a administração, apesar de ser a esse nível que é determinada a visão da empresa.
Adicionalmente, estas não devem ser comunitárias, mas deixadas apenas para os decisores.

“Falhar no planear é planear para falhar.” Benjamim Franklin
5. Não efectuar um planeamento cuidado e rigoroso de todas as fases do processo.
Este é um trabalho que deve ser iniciado antes mesmo da chegada do implementador.

“A paciência não é só uma virtude, dá dividendos.” Bryan Forbes
6. Não ter a paciência para esperar pelos resultados, avaliar como ‘insucesso’ o que até está a correr com normalidade.
Os ERP não são soluções ‘mágicas’, precisam naturalmente de tempo para apresentar retorno.

“A carruagem do passado não nos leva longe.” Máximo Gorky
7. Tentar recriar processos antigos em vez de os renovar/melhorar através do novo ERP.
É ao mesmo tempo uma oportunidade que se perde e uma fonte de entropia.

“As mudanças nunca ocorrem sem inconvenientes, até mesmo do pior para o melhor.” Richard Hooker
8. Não ter em conta a resistência à mudança por parte dos colaboradores e as dificuldades que vão ocorrer pela manutenção de velhos hábitos.
A relutância em abandonar as folhas de cálculo é um exemplo paradigmático deste problema.

“Todas as coisas podem ser extraordinárias se forem feitas pelas pessoas certas.” Nicholas Sparks
9. Não ter as pessoas certas nos lugares certos, totalmente dedicadas ao processo.
Escolha bem cada um dos colaboradores do projecto, depois dê-lhes as condições necessárias.

“O gasto mais dispendioso que se pode fazer é o do tempo.” Teofrasto
10. Não definir prioridades, para executar primeiro o que é mais importante.
Tentar fazer tudo de uma vez é um erro comum, mas apenas leva a desperdício de tempo.

“Nunca será possível fazer testes suficientes.” Greg LeMond
11. Não fazer uma bateria de testes ao ERP nem definir uma estratégia para a sua manutenção.
Estes testes devem ser tão exaustivos quanto possível e nunca devem ser ‘contornados’.

“A maneira de ajudar os outros é provar-lhes que eles são capazes de pensar.” Hélder Câmara
12. Não pedir ou contratar ajuda especializada.
Não subestime a ajuda que os seus fornecedores de software lhe podem dar.

“A individualidade sobrepõe-se em muito à nacionalidade.” Arthur Schopenhauer
13. Não perceber a individualidade da empresa e o carácter único das suas customizações.
Não considere o ERP como simples substituição do anterior ou uma cópia de outra empresa.

“A partir de um pormenor consegue-se por vezes descobrir os grandes princípios.” Georges Simenon
14. Não conhecer a aplicação a fundo nem a utilizar ao máximo.
Procure obter dicas e truques específicos sobre as funcionalidades que instalou.

“Para ganhar é preciso gastar.” Erasmo
15. Cortar custos em demasia, apesar de conhecer o risco de isso originar enormes gastos adicionais.
Por muito positivo que seja cortar nos custos, tem de haver uma visão a longo prazo.

“Os dados são o que distingue o amador do artista.” George Higgins
16. Não perceber a importância dos dados correctos, principalmente ao migrar para um novo ERP.
Todos os departamentos devem estar cientes da importância de não corromper os dados.

“É uma coisa terrível ver e não ter visão.” Helen Keller
17. Olhar para o negócio apenas como está agora e não como poderá estar no futuro.
Poderá minimizar trabalho no futuro se conseguir antecipar alguns processos no seu ERP.

“Devemo-nos reinventar para resolver o problema de um cliente.” Merrie Spaeth
18. Presumir que os clientes compreendem potenciais problemas que podem surgir a seguir à implementação.
Dificilmente se poderá dar ao luxo de não actuar antes que aconteçam os problemas.

“Quem procura a recuperação completa do passado procura algo que não pode ter.” Jim Lampley
19. Não desactivar o que era supérfluo do sistema antigo, mesmo que essas funcionalidades trabalhem contra o novo ERP.
Ao fazê-lo está a ir contra todo o objectivo de implementar um ERP.

“A ciência dos projectos consiste em prever as dificuldades de execução.” Luc de Clapiers Vauvenargues
20. Achar que um ERP é apenas mais um projecto de TI, e limitar-se a entregá-lo à equipa de que instala software.
Lembra-lhe alguma coisa? Tudo está interligado – consulte o ponto número 1.

Esta lista foi delineada dos erros mais comuns para os menos comuns.
Repare que isso não significa dos mais graves para os mais ligeiros. Todos eles podem ser potencialmente graves, ou não, tudo depende de cada caso.
Mas ordenámo-los dos que têm mais tendência para serem verificados para os que têm menos – a má notícia é que isso não significa que os últimos da lista sejam raros, pelo contrário, todos são globais.

Portanto, o seu primeiro passo é ter esta lista presente. Imprima-a, guarde-a consigo, leve-a muito a sério.
Acima de tudo, não cometa o 21º erro: achar que estes erros nunca poderiam acontecer no seu ERP e na sua empresa.


Ações

Information

2 responses

22 12 2012
Pedro

Boa noite,

Alguém me consegue indicar como Estornar uma Factura no Starter Easy 7.50 ou no Primavera Express 7.50?

Estive a ler algumas dicas no site do Primavera, mas não consigo encontrar algumas opções que eles lá referem no tutorial sobre Estornos de Facturas :(

E já agora, estes softwares que referi têm alguma opção para se enviar automaticamente as facturas emitidas para a AT?

Obrigado.

30 12 2012
XpecialGUEST

Boa noite,

O Primevera Express 7.5 não tem neste momento nenhum assistente para estornar Facturas nem faz o envio de dados de facturação para a AT. O que disse acima penso que, neste momento, também se aplica ao Starter Easy. O melhor é confirmar com a Primavera.
Cumprimentos

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