InvoiceXpress-Análise

11 02 2016

 

imageExistente desde 2010, o InvoiceXpress, desenvolvido pela empresa RUPEAL é um software de faturação online, certificado pela AT, made in Portugal. Com planos mensais a partir de 5 Euros + IVA, esta aplicação está assente no modelo SaaS (Software as a Service), o que significa que não existem contratos de permanência ou fidelização. Simplesmente o utilizador tem de pagar determinado valor, com determinada periodicidade, para que o serviço se mantenha ativo.

 

Orientado para o mercado alvo das empresas prestadoras de serviços, freelancers, profissionais liberais, e integração com lojas online, o InvoiceXpress prima pela simplicidade e pelo baixo custo. Tudo o que necessita é de uma ligação à Internet e de um navegador. Não tem de se preocupar com a atualização da aplicação seja para resolução de anomalias ou por obrigações fiscais, infra-estrutura, cópias de segurança, suporte. Tudo isto é da responsabilidade do prestador do serviço, o que significa menos complexidade e menos custos.

 

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O utilizador tem de escolher 1 dos 3 planos para poder subscrever o serviço. O valor é variável, tendo em conta as funcionalidades e limitações de cada plano. O pagamento de 12 ou 24 meses concede um desconto relativamente ao preço base, de 16% e 33% respetivamente.

 

O InvoiceXpress responde a vários requisitos e especificidades do mercado português, como a comunicação de documentos via SAF-T PT ou automática, regime de IVA Geral e IVA de Caixa, motivos de isenção de IVA, certificação de software atribuído pela Autoridade Tributária e Aduaneira (número 192), retenção na fonte, comunicação de documentos de transporte. Mais recentemente o InvoiceXpress passou a estar disponível para o mercado moçambicano, sendo o primeiro software de faturação certificado pela Autoridade Tributária de Moçambique.

 

 

Planos de preços

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Poderá testar o InvoiceXpress durante 30 dias, antes de subscrever um dos planos, o que permite avaliar convenientemente a aplicação.

 

 

 

Algumas imagens e funcionalidades do InvoiceXpress

Ambiente de trabalho do InvoiceXpress.

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A aplicação permite registar diversos tipos de documentos, como faturas e outros documentos de faturação, orçamentos, guias de transporte e encomendas. O procedimento de registo é semelhante para todos os documentos.

 

 

Registo de novo documento e escolha do cliente.

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Detalhes do documento e itens (artigos).

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Layout de documento de venda.

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Registo e edição de Contactos (clientes ou potenciais clientes).

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Registo de novo artigo.

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Como é possível verificar, os campos existentes na ficha de um artigo são apenas os estritamente essenciais.

 

 

Através da funcionalidade de Agendamentos pode automatizar a emissão de documentos de venda. Esta funcionalidade é útil para clientes onde é efetuada faturação periódica, com os mesmos dados e valores. Por exemplo empresas prestadoras de serviços de limpeza, consultoria, etc.

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Configuração do envio de alertas de cobrança por email e/ou SMS, X dias antes/depois da data de vencimento do documento. As mensagens são configuráveis pelo utilizador. É possível enviar alertas de forma automática e manual.

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Disponível apenas no plano Grande, o envio de SMS poderá ter um custo, se o envio for superior a 20 SMS por mês.

 

 

O InvoiceXpress permite gerar faturas electrónicas, que são assinadas digitalmente através de um certificado digital, o que lhes confere, segundo a legislação, a mesma validade de uma fatura em papel.

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Um dos interfaces que o InvoiceXpress possui é com a plataforma de pagamentos Easypay, que permite, quando ativada, que as faturas tenham dados para pagamento Multibanco. Quando determinada fatura for liquidada através deste meio, a fatura é automaticamente “marcada” como paga na aplicação. Ainda que residual se estivermos a falar de valores mais elevados, este serviço está sujeito a um custo que pode ser fixo ou variável, conforme o pagamento seja efetuado na rede Multibanco ou através de Visa/MasterCard.

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Configuração da aplicação.

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Uma das opções é a possibilidade de definir um logótipo para que este seja mostrado nos documentos.

O InvoiceXpress permite a integração com outras aplicações ou lojas online. Existe uma API (Application Programming Interface) e Plug-Ins já programados que podem ser utilizados.

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Disponível também para as plataformas iOS (iPhone), Android, Windows Phone, as Apps InvoiceXpress permitem um numero reduzido de operações, no entanto de bastante utilidade como  consulta de clientes, valores de faturação, envio de documentos por email, etc.. Esta é uma das áreas que deveriam ser alvo de mais atenção por parte da Rupeal, por forma a melhorar e aumentar as funcionalidades. Por exemplo, para iOS, a App não é atualizada e melhorada desde 2012.

Não é possível, por exemplo, registar um novo documento de venda através das Apps. Algo que pode ser efetuado através do InvoiceXpress, quando acedido através do navegador do dispositivo móvel, no entanto, embora o site esteja otimizado para o efeito (Responsive Web Design-mais detalhes aqui), em algumas áreas, nomeadamente na área de inserção de itens, a informação não é visível, sendo necessário deslizar o ecrã na horizontal.

Algumas imagens da App InvoiceXpress para iPhone:

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Algumas imagens do InvoiceXpress no navegador Safari, em iPhone:

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Páginas acessórias ao InvoiceXpress:

Sugestões de melhoria ao produto

Curso Gratuito de Facturação

Videos Tutoriais

Blog

 

 

Outras funcionalidades relevantes:

  • Possibilidade de automatizar o envio do ficheiro SAF-T PT, de forma agendada, para um endereço de email (por exemplo da Contabilidade). Mais detalhes aqui.
  • Possibilidade de importar clientes e itens, através de um ficheiro de texto (CSV). Funcionalidade bastante útil para quem está a mudar de aplicação de faturação.
  • Os layouts dos documentos estão disponíveis em português, inglês e espanhol.
  • Possibilidade de emitir documentos de venda em várias moedas (sugestão automática do câmbio através da plataforma Open Exchange Rates).

 

 

Sugestões de melhoria:

  • A aplicação deveria permitir gerir stocks. Primeiro porque é um importante instrumento de gestão, o controlo de quantidades e margens de lucro, e depois porque a AT já obriga algumas empresas a comunicar, em cada ano, o seu inventário (apesar de não gerir stocks, atualmente o InvoiceXpress disponibiliza aos utilizadores um ficheiro pré-preenchido com alguns dados, sendo que o utilizador apenas tem que completar o seu preenchimento por forma a submeter o ficheiro À AT-mais detalhes aqui).
  • Possibilidade de ter um interface da aplicação otimizado para pontos de venda (POS) com interface táctil, com ligação a periféricos como impressora de talões e gaveta de dinheiro.
  • Gestão de fornecedores e documentos de compra.

 

 

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https://invisibleflamelight.wordpress.com/2012/08/17/invoicexpress-chegou-ao-iphone-e-windows-phone/

https://invisibleflamelight.wordpress.com/2013/05/23/facturao-em-10-minutos/

https://invisibleflamelight.wordpress.com/2010/04/10/invoicxpress/


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