Primavera Express-Factura/Recibo no mesmo documento

 

Em algumas áreas de negócio, é utilizado o conceito de Factura/Recibo no mesmo documento, sendo emitidos ambos ao mesmo tempo, aquando da impressão da Factura. Imaginemos por exemplo uma empresa de distribuição alimentar, que todos os dias sai com as encomendas para entrega, no entanto, não é sabido à partida quais os clientes que vão pagar no momento da entrega.

 

Existem duas situações possíveis aqui. Ou é emitida logo uma venda-a dinheiro, porem torna-se um risco, no caso de o cliente não pagar, porque a entregar o documento ao cliente,este poderia agir de má fé dizendo mais tarde que teria pago! A segunda situação é emitir uma Factura normal, e, no caso de o cliente querer pagar, e ao mesmo tempo exigir um documento comprovativo do pagamento, o Recibo, não haver forma de o emitir e como tal o cliente negar o pagamento. O conceito Factura/Recibo vem agilizar este processo!

 

 

No PE,  a utilização deste método,  é activada mudando apenas o tipo de relatório associado ao documento de venda, Factura por exemplo.

O cliente paga, é entregue a folha completa, o cliente não paga, recorta-se o recibo e o mesmo apenas será entregue mais tarde, após o pagamento.

 

A utilização deste sistema, faz com o que o recibo tenha sempre o mesmo número e data da factura.

 

A questão que se levanta aqui é que, embora seja emitido um recibo, juntamente com a factura, a mesma não é logo diretamente liquidada na conta corrente, porque o PE não “adivinha” se o cliente efectuou o pagamento da factura.

 

Se posteriormente, não houver o cuidado de ir liquidando as facturas pagas, só é possível saber que valores estão pendentes para pagamento, e de que clientes, somando manualmente o valor de todos os recibos ainda, não entregues. Para além disso, seria errado emitir um extracto de conta para o cliente, já que o mesmo demonstraria que não houvera nenhum pagamento.

 

Talvez seja boa ideia, na utilização deste sistema, criar quer para as Facturas, quer para os Recibos séries diferentes das normais, para melhor distingui os movimentos. Imaginemos, no exemplo de uma empresa de distribuição, que para além do transporte das encomendas para os clientes, têm ainda um ponto de venda para venda directa:

 

Vendas efectuadas no ponto de venda:

• Factura normal (série 2008)
• Recibo normal (série 2008)

 

Vendas efectuadas na distribuição de encomendas:

• Factura/Recibo (série 2008D)
• Recibo (série 2008D) Este recibo seria unicamente para para controlar a conta corrente do cliente, de forma automática, uma vez que não seria entregue ao cliente, nem à contabilidade.